Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Externer Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Bei datenschutzrechtlichen Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung; Rollen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn eine sonstige gesetzliche Erlaubnis besteht.

ClosingPro ist eine SaaS-Plattform für Geschäftskunden (B2B). Soweit wir Inhalte verarbeiten, die unsere Kunden in die Plattform einstellen – insbesondere Transkripte und Aufzeichnungen von Vertriebsgesprächen sowie Mitarbeiter-/Lead-Daten –, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden (Verantwortlicher). Grundlage hierfür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für die Verarbeitung eigener Stammdaten unserer Kunden (z. B. Vertrags-, Abrechnungs- und Logindaten) sind wir selbst Verantwortlicher.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen unseres Unternehmens gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

5. Hosting – Hetzner Online GmbH

Unsere Plattform wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend „Hetzner") gehostet.

Hetzner ist ein Anbieter mit Sitz in Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen und europäischen Rechenzentren. Mit Hetzner wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Zweck: Bereitstellung der Infrastruktur für ClosingPro (Server, Netzwerk, Speicher).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und datenschutzkonformen Betrieb).

6. Datenbank und Authentifizierung – Supabase

Für die Datenbankinfrastruktur und Nutzerauthentifizierung setzen wir Supabase (Supabase, Inc., 970 Trestle Glen Rd, Oakland, CA 94610, USA) ein. Der Betrieb erfolgt über Rechenzentren in Irland (EU, AWS eu-west-1).

Verarbeitete Daten: Nutzerdaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Session-Token), Analysedaten, Closer-Profile, Transkripte von Verkaufsgesprächen, Konfigurationsdaten.

Zweck: Speicherung und Verwaltung von Plattformdaten, Nutzerauthentifizierung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Standort: Irland (EU, AWS eu-west-1). Die Speicherung erfolgt in der EU; etwaige Zugriffe von Supabase-Subprozessoren außerhalb der EU sind durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) abgesichert.
Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

7. KI-Verarbeitung – Anthropic (Claude)

Für die KI-gestützte Analyse von Verkaufsgesprächen nutzen wir die Claude API von Anthropic, PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA).

Verarbeitete Daten: Transkripte von Verkaufsgesprächen, Kontextdaten zu Verkäufern und Leads (keine direkten Identifikatoren, sofern nicht im Transkript enthalten).

Zweck: KI-gestützte Analyse und Coaching-Ableitung im Rahmen der vertraglichen Leistungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission für Drittlandübermittlungen in die USA.
Grundlage: Abschluss der SCCs gemäß EU-Kommissionsbeschluss 2021/914 sowie Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Anthropic verwendet übermittelte API-Daten gemäß seiner API-Datenschutzrichtlinie nicht für das Training seiner Modelle, sofern keine ausdrückliche anderslautende Vereinbarung besteht.

8. E-Mail-Versand – Zoho Mail

Für den Versand von Analyse-Reports und System-Benachrichtigungen nutzen wir Zoho Mail (Zoho Corporation B.V., EU-Rechenzentren in Irland).

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse des Empfängers, Analyse-Inhalte im Mailbody.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Standort: Irland (EU) – kein Drittlandtransfer erforderlich.

9. Zahlungsabwicklung – Stripe

Für die Abwicklung von Abonnements, Add-Ons und Rechnungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Vertragspartner innerhalb der EU ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. (USA) kann erfolgen.

Verarbeitete Daten: Name, Firmenname, Rechnungs-/Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, ggf. USt-IdNr., Zahlungsmittel- und Transaktionsdaten, Rechnungs- und Steuerdaten. Vollständige Zahlungsmitteldaten (z. B. Kartennummern) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und von uns nicht gespeichert.

Zweck: Vertrags- und Zahlungsabwicklung, Rechnungserstellung, Betrugsprävention, Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Steuerpflichten).
Drittlandübermittlung: Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs, Beschluss 2021/914) und – soweit der Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Framework.

10. Zoom-Integration – Zoom Video Communications

Nach Ihrer ausdrücklichen Autorisierung (durch einen Zoom-Administrator Ihrer Organisation) ruft ClosingPro Daten aus Ihrem Zoom-Account ab. Anbieter: Zoom Video Communications, Inc. (USA).

Verarbeitete Daten: Transkripte Ihrer Zoom-Cloud-Aufzeichnungen (Video-Meetings) sowie – sofern Sie Zoom Phone einsetzen – Transkripte Ihrer Zoom-Phone-Anrufaufzeichnungen, jeweils inkl. zugehöriger Metadaten (Titel/Betreff, Zeitpunkt, Teilnehmer). Audio- und Videodateien werden nicht gespeichert.

Zweck: Abruf und KI-gestützte Analyse von Verkaufsgesprächen (Video-Closings und Setter-Telefonate) im Rahmen der vertraglichen Leistung.

Zugriff: ausschließlich lesende OAuth-Scopes (cloud_recording:read:recording, phone:read:call_recording, phone:read:recording_transcript, user:read:user); der Zugriff ist nutzerautorisiert und jederzeit widerrufbar (Verbindung trennen in ClosingPro oder App-Entfernung im Zoom Marketplace).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs, Beschluss 2021/914).

Speicherung: in der EU (Supabase, Irland). Bei Trennung der Verbindung wird das OAuth-Token widerrufen.

Für die rechtmäßige Aufzeichnung von Gesprächen (insbesondere die Einwilligung der Gesprächspartner) ist der Kunde verantwortlich (siehe Ziffer 17).

11. Telefonie – Twilio & Aircall

Für telefonische Vertriebsgespräche (Setter-Calls) und deren Erfassung setzen wir – je nach Konfiguration des Kunden – Telefonie-Anbieter ein: Twilio (Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland, sowie Twilio Inc., USA) und/oder Aircall (Aircall SAS, Paris, Frankreich).

Verarbeitete Daten: Rufnummern, Anrufmetadaten (Zeitpunkt, Dauer), Gesprächsaudio/-aufzeichnungen und daraus erstellte Transkripte.
Zweck: Durchführung und Erfassung von Telefongesprächen sowie deren Übernahme zur KI-Analyse im Auftrag des Kunden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs).

12. Meeting-Transkripte – Google Meet & Microsoft Teams

Sofern der Kunde die entsprechende Integration aktiviert, empfangen wir über Webhooks Transkripte aus Google Meet (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) und/oder Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin, Irland).

Verarbeitete Daten: Transkriptinhalte und Meeting-Metadaten der vom Kunden bereitgestellten Besprechungen.
Zweck: Übernahme der Transkripte zur KI-Analyse im Auftrag des Kunden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; etwaige Drittlandübermittlungen durch die genannten Anbieter erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework.

13. Audio-Transkription – OpenAI (Whisper)

Soweit die Funktion „Audio Coach" genutzt wird, übermitteln wir hochgeladene Audioaufnahmen zur automatischen Transkription an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland, sowie OpenAI, L.L.C., USA).

Verarbeitete Daten: Audioaufnahmen von Gesprächen und die daraus erzeugten Transkripte.
Zweck: Umwandlung von Audio in Text als Grundlage der anschließenden KI-Analyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework. Über die API übermittelte Daten werden gemäß OpenAI-Richtlinie nicht zum Training verwendet.

14. Cookies & Sitzungsdaten

Innerhalb der eingeloggten Plattform setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken ein, die für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung der Sitzung erforderlich sind (Session-Token der Authentifizierung). Es findet kein Tracking und kein Einsatz von Marketing- oder Analyse-Cookies innerhalb der Anwendung statt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderliche Speicherung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

15. Nutzerkonten und Authentifizierung

Zur Nutzung der Plattform ist eine Registrierung/Einladung erforderlich. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adresse (zur Identifikation und Kommunikation)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext)
• Session-Token (technisch erforderlich, Cookie-basiert)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

16. Gesprächsinhalte & Verantwortung des Kunden

Die in die Plattform eingestellten Transkripte und Aufzeichnungen von Vertriebsgesprächen können personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Interessenten/Leads) und – ungewollt – besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten. Die Inhalte werden vom Kunden bereitgestellt; insoweit verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Weisung des Kunden auf Grundlage des AVV.

Der Kunde ist als Verantwortlicher dafür zuständig, eine Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung und Verarbeitung der Gespräche sicherzustellen, die betroffenen Personen datenschutzkonform zu informieren und – soweit erforderlich – deren Einwilligung einzuholen (z. B. zur Gesprächsaufzeichnung).

17. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn dies durch europäische oder nationale Rechtsvorschriften vorgesehen ist (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO: 10 Jahre für Rechnungs- und Buchungsbelege).

18. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Betroffene Personen, deren Daten in vom Kunden eingestellten Inhalten enthalten sind, wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte bitte an den jeweiligen Kunden (Verantwortlicher). Im Übrigen erreichen Sie uns unter: info@beckmarketing.solutions. Für technische Anfragen sowie zum Trennen von Integrationen (z. B. Zoom) erreichen Sie unseren Support unter support@closingpro.de.

19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Bayern ist:

20. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Plattform oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter /datenschutz abrufbar.